Tarixi sənədlərinin qorunub saxlanmasında, gələcək zamanlara ötürülməsində arxiv idarələri mühüm əhəmiyyət kəsb edir. Arxiv sənədlərinin asan axtarılaraq tapılmasında və sistemləşdirilməsində elektronlaşma vacib rol oynayır. Gəncə arxivində də 6 min sənəd elektron bazaya yerləşdirilib.

Gün ərzində Gəncə arxivində 100-ə yaxın sənədin elekton daşıyıcılara yüklənməsi prosesi həyata keçilir. Bundan başqa sənədlərin vərəqləri də arxivçilər tərəfindın yenilənir. Üzlüklər dəyişdirilir, tikilməyə ehtiyac olan sənədlər bərpa olunur. Bundan başqa Rus dilində olan sənədlərin də Azərbaycan dilinə tərcümə edilməsi həyata keçirilir. Proses filialda qorunan arxiv sənədlərində mərhələli şəkildə aparılır. Arxiv idarəsinin 5 mühafizəxana otağı var ki, onlardan da bir məhz bu otaqdır. Bu otaqda da təxminən 30 minə yaxın arxiv sənədi qorunaraq saxlanılır.

İdarə, müəsisə və təşkilatlara aid sənədlər 10 ildən sonra qorunması üçün arxiv idarəsinə təqdim edilir. Qanunvericiliyə görə ləğv olunan təşkilatın isə bütün sənədləri də arxivə göndərilir. Hazırda arxivdə əsasən elektronlaşan arxiv sənədləri mühüm əhəmiyyət kəsb edən dövlət orqanlarına aid olanlardır.

Həmçinin şəxsi mənşəli sənədlər də arxiv idarəsinə qəbul olunaraq mühafizə edilir.

Gəncə arxivində həmçinin Goranboy, Göygöl, Samux, Naftalan, Daşkəsənin əsasən idarəçilik sənədləri saxlanılır. İdarədə 589 fond üzrə 102 min 487 arxiv sənədi mühafizə edilir. Ən qədim sənədlər 1914-1929-cu illərə aid məhkəmə qərarlarıdır. Ötən il 1066 sənəd arxivdə dövlət mühafizəsinə qəbul olunub ki, bunlardan da 182-si Gəncə şəhidlərinin şəxsi sənədləridir.

Elnur Vahidoğlu